Li-xăng nhãn hiệu xuất hiện tương đối gần đây trong lịch sử nhãn hiệu. Vì chức năng chính của nhãn hiệu là chỉ dẫn nguồn gốc thương mại nên hàng hóa có xuất xứ từ một nguồn nào đó ngoài chủ sở hữu nhãn hiệu có thể không mang nhãn hiệu của bên cấp li-xăng nếu không có sự lừa dối. Thật vậy, việc cấp li-xăng nhãn hiệu có thể khiến bên cấp li-xăng bị ảnh hưởng với cáo buộc không sử dụng và yêu cầu hủy bỏ nhãn hiệu. Việc bên cấp li-xăng kiểm tra chất lượng đối với sản phẩm mang nhãn hiệu do bên nhận li-xăng bán mở ra ý tưởng rằng việc kiềm soát đó là một biện pháp để tránh yêu cầu hủy bỏ nhãn hiệu. Ý tưởng viễn tưởng này tạo thành cơ sở của các điều khoản về người sử dụng đã đăng ký được quy định trong hầu hết các đạo luật về nhãn hiệu trong hơn 40 năm qua.
Các điều khoản về người sử dụng đã đăng ký buộc các bên tham gia li-xăng phải nộp bản hợp đồng cho cơ quan đăng ký xem xét để đảm bảo rằng nội dung và phạm vi kiềm soát chất lượng sẽ được bên cấp li- xăng thực hiện. Cơ quan đăng ký có nghĩa vụ bảo đảm rằng việc đăng ký các hợp đồng này là phù hợp với lợi ích quốc gia và có nghĩa vụ từ chối đăng ký những hợp đồng có nguy cơ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động buôn bán bất hợp pháp. Tuy nhiên, cũng cần phải lưu ý rằng việc đăng ký không thể được coi là một điều kiện cần thiết để hợp đồng li-xăng nhãn hiệu có hiệu lực. Các quy định về đăng ký là tự nguyện và không mang tính bắt buộc. Miễn là bên cấp li-xăng duy trì việc kiểm soát chất lượng đối với những hàng hóa được cấp phép và bên cấp li-xăng giữ được mối liên hệ với sản phẩm được cấp li-xăng thì có thể tránh được việc nhãn hiệu bị hủy bỏ.
Li-xăng nhãn hiệu có thể được cấp cùng với hoặc riêng biệt với li-xăng sáng chế hoặc bí quyết kỹ thuật. Ngoài các điều khoản khác, dưới đây là những điều khoản phổ biến mà các li-xăng nhãn hiệu đều có:
- Cho phép sử dụng. Việc cho phép sử dụng một hoặc nhiểu nhãn hiệu liên quan là quy định đầu tiên của phần lớn các hợp đồng li-xăng. Những điểm cụ thể của nhãn hiệu thường được liệt kê trong một phụ lục của hợp đồng li-xăng, cùng với các sản phẩm sử dụng nhãn hiệu tương ứng.
- Số lượng bên nhận li-xăng. Điều quan trọng là bên nhận li-xăng biết được có bao nhiêu bên nhận li-xăng khác được sử dụng nhãn hiệu trong khu vực lãnh thổ li-xăng. Một điều quan trọng khác là biết được liệu bên cấp li-xăng có ý định phân phối hàng hóa hoặc dịch vụ trong phạm vi lãnh thổ không. Và điều quan trọng cuối cùng đối với bên nhận li-xăng là phải bịiết được nếu có bên nhận li-xăng khác để đảm bảo rằng đối thủ cạnh tranh của mình cũng được sử dụng nhãn hiệu với các điều khoản tương tự.
- Kiểm soát chất lượng. Như nêu trên, điểm mấu chốt của hợp đồng về người sử dụng được đăng ký bất kỳ là ở quy định về bên nhận li-xăng sẽ không sử dụng nhãn hiệu cho những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng do bên cấp li-xăng quy định. Các điều khoản kiềm soát chất lượng quy định rằng bên nhận li-xăng sẽ nhận được tất cả các thông tin mô tả, dữ liệu và bí quyết kỹ thuật của bên cấp li-xăng nhằm cho phép các tiêu chuẩn chất lượng được quy định phải được đáp ứng. Bản chất của điều khoản này là thường xuyên yêu cầu người nhận li-xăng gửi sản phẩm mẫu cho bên cấp li-xăng và cho phép thanh tra nhà máy và kho chứa hàng, phương thức sản xuất, nguyên liệu được sử dụng, việc bảo quản và đóng gói sản phẩm của bên nhận li-xăng. Hợp đồng cũng cho phép bên nhận li-xăng tùy ý xử lý các sản phẩm không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, với điều kiện những sản phẩm đó không mang nhãn hiệu được li-xăng.
- Tiếp thị. Hợp đồng li-xăng sẽ chỉ rõ vùng lãnh thổ mà nhãn hiệu có thể được sử dụng. Công cụ này cũng thường bao gồm những điều cấm đối với hoạt động thương mại bên ngoài lãnh thổ được chỉ định, cũng như quy định bên giao li-xăng không được hoạt động trong khu vực lãnh thổ li-xăng. Các tài liệu quảng cáo mà bên nhận li-xăng sử dụng có thể phải được phép của bên giao li-xăng.
- Các thỏa thuận về tài chính. Ngoài yêu cầu trả phí hoặc phí li-xăng cho việc sử dụng nhãn hiệu, bên cấp li-xăng có thể yêu cầu thanh toán cho việc cử chuyên gia để hướng dẫn nhân viên của bên nhận li-xăng về các tài liệu có liên quan nhằm đạt được tiêu chuẩn chất lượng cần thiết quy định trong hợp đồng li-xăng. Các thỏa thuận có thể đạt được nhằm phân bổ chi phí cho quy trình tạo sản phẩm mẫu. Cuối cùng, bên nhận li-xăng luôn phải lưu giữ sổ sách và hồ sơ một cách chi tiết về việc bán sản phẩm mang nhãn hiệu.
- Các hành vi xâm phạm. Bên nhận li-xăng thường được yêu cầu thông báo cho bên giao li-xăng về tất cả hành vi xâm phạm xảy ra đối với nhãn hiệu được li-xăng và bên giao li-xăng sẽ giải quyết tất cả các vụ xâm phạm này.
