Bảo vệ dữ liệu là mối quan tâm ngày càng quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay. Khi công nghệ phát triển, những rủi ro và thách thức liên quan đến việc bảo vệ thông tin nhạy cảm cũng tăng theo. Trong bối cảnh pháp luật Việt Nam, các tổ chức bắt buộc phải thực hiện các chiến lược hiệu quả để quản lý rủi ro tuân thủ liên quan đến bảo vệ dữ liệu. Bài viết này tìm hiểu các phương pháp tiết kiệm chi phí mà doanh nghiệp có thể áp dụng để đảm bảo tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu của Việt Nam đồng thời giảm thiểu gánh nặng tài chính. Bằng cách thực hiện các chiến lược này, các tổ chức có thể bảo vệ dữ liệu của mình, duy trì sự tuân thủ quy định và nâng cao niềm tin với các bên liên quan.
Tóm tắt
Dữ liệu là tài sản vô giá đối với các công ty và nhận thức được tầm quan trọng của nó, chính phủ Việt Nam cùng với nhiều chính phủ khác đã đưa ra Nghị định nêu rõ các quy định nghiêm ngặt về quản lý và xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, việc thực hiện các quy định này một cách khả thi về mặt thương mại có thể đặt ra những thách thức.
Trong thời gian tới, các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có sự hiện diện quốc tế, sẽ phải đối mặt với những quy định nghiêm ngặt nhằm bảo vệ dữ liệu của cá nhân Việt Nam. Ngoài ra, các công ty phải cập nhật mọi thay đổi được thực hiện đối với các quy định. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Do đó, các doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp chủ động để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định đang phát triển. Hơn nữa, các công ty nên cân nhắc việc tìm kiếm tư vấn và hướng dẫn pháp lý để giải quyết các quy định phức tạp một cách hiệu quả. Các công ty nước ngoài cần lưu ý rằng những quy định này do Bộ Công an (MPS) ban hành, điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phát triển các chương trình tuân thủ đổi mới.
Đồng ý thu thập dữ liệu cá nhân
Các quy định mới nhấn mạnh sự đồng ý của chủ thể dữ liệu là một yêu cầu quan trọng. Các công ty sở hữu dữ liệu hiện có nghĩa vụ pháp lý phải thông báo cho chủ thể dữ liệu về loại dữ liệu đang được xử lý, mục đích xử lý, danh tính của đơn vị thực hiện xử lý cũng như các quyền và nghĩa vụ liên quan. Các công ty sẽ phải đối mặt với thách thức trong việc thiết lập các quy trình hiệu quả để tuân thủ các yêu cầu chấp thuận này hoặc họ có thể xem xét thuê ngoài dịch vụ này. Theo quy định mới, các công ty phải tích cực tìm kiếm sự đồng ý rõ ràng từ chủ thể dữ liệu.
Mẫu chấp thuận của chủ thể dữ liệu
Sự đồng ý này có thể đạt được thông qua thỏa thuận bằng văn bản, xác nhận bằng lời nói, hộp kiểm, tin nhắn văn bản hoặc các phương tiện phù hợp khác. Sự im lặng hoặc không có hành động rõ ràng không được coi là sự đồng ý.
Điều này đặt ra câu hỏi: Các công ty có thể sử dụng thông báo chung về quyền riêng tư bao gồm tất cả các mục đích xử lý dữ liệu và nhận được sự đồng ý thông qua một hộp kiểm duy nhất hay cần có sự đồng ý riêng cho từng mục đích? Theo Nghị định, các công ty có thể xin phép đồng thời cho nhiều mục đích, nhưng mỗi mục đích cụ thể phải được công bố và chủ thể dữ liệu phải có cơ hội đưa ra sự đồng ý riêng cho từng mục đích đã nêu. Các quy định không cho phép đánh dấu vào ô “tất cả hoặc không có gì”.
Cơ quan có thẩm quyền và thực hiện
Hơn nữa, các thực thể chịu trách nhiệm kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải chuẩn bị và duy trì “hồ sơ đánh giá tác động của việc xử lý dữ liệu cá nhân”. Hồ sơ này sẽ được Bộ Công an kiểm tra, đánh giá. Ngoài ra, nó phải được nộp cho Cục An ninh mạng và Phòng chống tội phạm công nghệ cao trong vòng 60 ngày kể từ ngày bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân. Ngoài ra, mọi cập nhật, thay đổi hồ sơ đánh giá tác động của quá trình xử lý cũng phải được báo cáo. Hơn nữa, các công ty xử lý lượng dữ liệu đáng kể có thể cần phải tạo ra các vị trí chuyên trách để đảm bảo tuân thủ các quy định này.
Cuối cùng, có các yêu cầu bổ sung đối với việc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Một lần nữa, cần có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu và phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển giao. Để đơn giản hóa việc tuân thủ, các công ty quốc tế có thể xem xét việc lưu trữ và xử lý dữ liệu của họ tại Việt Nam, yêu cầu gửi thông báo bằng văn bản tới Cục An ninh mạng và Phòng chống tội phạm công nghệ cao.
Các trường hợp ngoại lệ
Việc tuân thủ thủ tục thông báo và chấp thuận phải được tuân thủ nghiêm ngặt ở tất cả các giai đoạn xử lý dữ liệu (thu thập, ghi âm, lưu trữ, công bố, truy cập, v.v.), trừ khi pháp luật có quy định khác. Có một số ngoại lệ hạn chế đối với quy tắc này, bao gồm:
(i) bảo vệ tính mạng và sức khỏe trong trường hợp khẩn cấp,
(ii) công bố thông tin theo yêu cầu của pháp luật,
(iii) thực hiện nghĩa vụ hợp đồng và
(iv) hỗ trợ từ các cơ quan nhà nước có liên quan theo quy định của ngành.
Hơn nữa, việc vi phạm các quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể dẫn đến việc chủ thể dữ liệu yêu cầu bồi thường thiệt hại, mặc dù Nghị định không nêu rõ mức độ trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn. Bất chấp sự phức tạp ngày càng tăng của việc truyền dữ liệu theo các quy định mới, các công ty đa quốc gia vẫn có thể cân nhắc việc chuyển dữ liệu về nước họ. Do đó, doanh nghiệp sẽ phải thiết lập các quy trình để đưa dữ liệu về theo đúng quy định.
Lưu ý khi được chủ thể dữ liệu đồng ý cho doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam
Các công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam cần chú ý đến việc bảo vệ dữ liệu và thực hiện các chiến lược tiết kiệm chi phí để quản lý rủi ro tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Dưới đây là một số lĩnh vực chính cần tập trung vào:
+ Đồng ý và thông báo:
Đảm bảo rằng có được sự đồng ý thích hợp từ các chủ thể dữ liệu cho các hoạt động xử lý dữ liệu. Thực hiện các quy trình thông báo để thông báo cho chủ thể dữ liệu về mục đích, loại dữ liệu đang được xử lý, đơn vị xử lý dữ liệu cũng như các quyền và nghĩa vụ của họ.
+ Mục đích xử lý dữ liệu:
Tuân thủ yêu cầu phải có được sự đồng ý riêng cho từng mục đích xử lý dữ liệu cụ thể. Tránh sử dụng các cơ chế chấp thuận chung chung và hãy cân nhắc triển khai các lựa chọn chấp thuận riêng lẻ cho các mục đích khác nhau.
+ Chuyển tiền xuyên biên giới:
Hãy tính đến các yêu cầu nghiêm ngặt đối với việc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Lấy sự đồng ý rõ ràng của chủ thể dữ liệu, lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển giao và thông báo cho các cơ quan liên quan tại Cục An ninh mạng và Phòng chống tội phạm công nghệ cao.
+ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu:
Chuẩn bị và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động của việc xử lý dữ liệu cá nhân. Đảm bảo hồ sơ này được cập nhật theo yêu cầu và báo cáo kịp thời mọi thay đổi cho cơ quan chức năng.
+ Giám sát và báo cáo tuân thủ:
Ngoài ra, ưu tiên thực hiện các chương trình đào tạo toàn diện để giáo dục nhân viên về các quy trình bảo vệ dữ liệu. Hơn nữa, hãy nuôi dưỡng văn hóa giải trình và trách nhiệm bằng cách thường xuyên truyền đạt tầm quan trọng của quyền riêng tư dữ liệu cho tất cả nhân viên. Ngoài ra, hãy cân nhắc việc tiến hành kiểm tra định kỳ để đánh giá hiệu quả của các biện pháp bảo vệ dữ liệu hiện tại. Hơn nữa, hãy tích cực hợp tác với các cơ quan quản lý và chuyên gia trong ngành để theo kịp các xu hướng mới nổi và các phương pháp hay nhất trong việc bảo vệ dữ liệu. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy đầu tư vào hệ thống bảo mật và công nghệ tiên tiến để bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi những vi phạm tiềm ẩn.
+ Quyền riêng tư theo thiết kế:
Tích hợp các cân nhắc về quyền riêng tư vào thiết kế, phát triển và triển khai các hệ thống và phương pháp xử lý dữ liệu. Thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo vệ quyền và lợi ích của chủ thể dữ liệu.
+ Kế hoạch ứng phó vi phạm dữ liệu:
Hơn nữa, nó nên phác thảo vai trò và trách nhiệm của các nhân sự chủ chốt tham gia vào quá trình ứng phó. Ngoài ra, kế hoạch cần xác định rõ ràng các thủ tục leo thang và thành lập một nhóm ứng phó sự cố được chỉ định. Hơn nữa, cần tiến hành huấn luyện và diễn tập mô phỏng thường xuyên để đảm bảo sự chuẩn bị và nâng cao khả năng ứng phó. Ngoài ra, cần triển khai giám sát và đánh giá liên tục các hệ thống bảo mật để chủ động xác định và giảm thiểu mọi lỗ hổng. Cuối cùng, cần ưu tiên cải tiến và sàng lọc liên tục kế hoạch ứng phó để thích ứng với bối cảnh mối đe dọa ngày càng phát triển.
+ Nhận thức và đào tạo nhân viên:
Cung cấp các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức thường xuyên cho nhân viên về các quy định bảo vệ dữ liệu, trách nhiệm của họ và các phương pháp hay nhất để xử lý và xử lý dữ liệu.
Phần kết luận
Tóm lại, việc đảm bảo bảo vệ dữ liệu và quản lý rủi ro tuân thủ theo luật pháp Việt Nam là rất quan trọng đối với công ty nước ngoài. Bằng cách thực hiện các chiến lược tiết kiệm chi phí, chẳng hạn như có được sự đồng ý phù hợp, tiến hành chuyển tiền xuyên biên giới theo đúng quy định. Đồng thời duy trì đánh giá tác động của việc xử lý dữ liệu, giám sát việc tuân thủ, triển khai quyền riêng tư theo thiết kế và có kế hoạch ứng phó vi phạm dữ liệu mạnh mẽ. Các công ty có thể bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách hiệu quả đồng thời giảm thiểu gánh nặng tài chính. Bằng cách ưu tiên bảo vệ và tuân thủ dữ liệu, các công ty nước ngoài có thể tạo dựng niềm tin với khách hàng, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao danh tiếng của họ tại thị trường Việt Nam.
Đội ngũ chuyên gia và nhân viên của Harley Miller luôn phấn đấu cung cấp các giải pháp tối ưu để mang lại sự hài lòng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ pháp lý.
Công ty luật TNHH Harley Miller “HMLF”
Trụ sở: 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 05, Quận 3, TP Hồ Chí Minh.
Số điện thoại: 0937215585
Website: hmlf.vn Email: miller@hmlf.vn
