Hướng dẫn từng bước: Yêu cầu kê khai thuế cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam

Hiểu và tuân thủ các quy định về thuế địa phương là điều quan trọng đối với người lao động nước ngoài tại Việt Nam để duy trì tình trạng lao động hợp pháp. Hướng dẫn chi tiết này sẽ chỉ bạn trình tự thủ tục và yêu cầu thiết yếu để kê khai thuế tại Việt Nam.

Hiểu rõ về thuế dựa vào tình trạng cư trú tại Việt Nam

Tại Việt Nam, nghĩa vụ thuế của bạn chủ yếu được xác định bởi tình trạng cư trú của bạn. Có hai nhóm chính (Điều 2 Luật Thuế Thu nhập Cá nhân):

Cá nhân cư trú chịu thuế:

• Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục tính từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam;
• Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm nơi thường trú đã đăng ký hoặc nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.

Cá nhân không cư trú chịu thuế:

Các Cá nhân không đáp ứng các tiêu chí nêu trên.

Cá nhân cư trú phải chịu mức thuế lũy tiến trên thu nhập toàn cầu, trong khi người không cư trú chịu mức thuế cố định 20% trên thu nhập có nguồn gốc tại Việt Nam (Điều 26.1 Luật Thuế Thu nhập Cá nhân).

Các tài liệu cần thiết để kê khai thuế

Trước khi bắt đầu quy trình kê khai thuế, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ các tài liệu cần thiết sau:

• Giấy phép lao động hợp lệ hoặc giấy chứng nhận miễn giấy phép lao động
• Hợp đồng lao động với nhà tuyển dụng tại Việt Nam
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế
• Hồ sơ thu nhập cá nhân và phiếu lương
• Chứng từ về các khoản chi phí được khấu trừ thuế
• Các tài liệu liên quan đến người phụ thuộc
• Các tờ khai thuế trước đó (nếu có)

Quy trình kê khai thuế từng bước

1. Đăng ký thuế

Người nộp thuế lần đầu là người lao động thì phải đăng ký mã số thuế thông qua nhà tuyển dụng tại cơ quan thuế địa phương. Quy trình này bao gồm (Điều 7.9.a Thông tư 105/2020/TT-BTC):

• Văn bản ủy quyền.
• Hồ sơ của cá nhân:
  • Bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân còn hiệu lực đối với cá nhân có quốc tịch Việt Nam;
  • Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực đối với người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài.
• Đơn vị chi trả thu nhập hoàn thành mẫu 05-ĐK-TCT.

2. Kê khai thuế hàng tháng

Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ thay mặt người lao động nước ngoài thực hiện việc kê khai thuế hàng tháng. Tuy nhiên, việc hiểu rõ quy trình này vẫn rất quan trọng (Điều 7, 44 Luật Quản lý Thuế; Điều 7.9.a Thông tư 105/2020/TT-BTC):

• Hạn nộp: Ngày 20 của tháng tiếp theo sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Biểu mẫu cần sử dụng: 05/KK-TNCN.
• Thanh toán: Phải thực hiện bằng Đồng Việt Nam (Điều 7 Luật Quản lý Thuế)

3. Quyết toán thuế hàng năm

Các loại thuế và nguồn thu khác thuộc ngân sách nhà nước được báo cáo hàng năm, bao gồm:

• Thuế thu nhập cá nhân đối với các cá nhân làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, hoặc tham gia tiếp thị đa cấp, những người chưa bị khấu trừ thuế trong năm do không đạt ngưỡng nộp thuế, nhưng đến cuối năm xác định có nghĩa vụ nộp thuế. (Điều 8.3.b Nghị định 126/2020/NĐ-CP)
• Đối với các tờ khai thuế thu nhập cá nhân hàng năm do người nộp thu nhập tự thực hiện: Thời hạn cuối là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 tính từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Những thách thức phổ biến và giải pháp

Rào cản ngôn ngữ

Rào cản ngôn ngữ có thể là một thách thức đáng kể khi xử lý các vấn đề về thuế, đặc biệt khi hầu hết các tài liệu thuế được viết bằng tiếng Việt. Điều này có thể gây khó khăn cho những người không nói tiếng Việt hoặc chưa quen với ngôn ngữ để hiểu được nội dung, tuân thủ quy định thuế và điền biểu mẫu chính xác. Điều này dẫn đến việc cá nhân có thể bỏ sót thông tin quan trọng, mắc lỗi trong việc kê khai hoặc không kịp đáp ứng thời hạn kê khai thuế.

Giải pháp bao gồm:

• Làm việc với cố vấn thuế thông thạo song ngữ.
• Yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp bản dịch tiếng Anh của các hồ sơ liên quan.
• Sử dụng dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp.

Vấn đề liên quan đến tài liệu

Các vấn đề phổ biến và giải pháp:

1. Thiếu tài liệu: Điều này có thể làm chậm quá trình kê khai thuế hoặc dẫn đến các hình phạt do nộp hồ sơ không đầy đủ.

• Giải pháp: Duy trì một hồ sơ đầy đủ tất cả các giấy tờ liên quan đến thuế trong năm, đảm bảo lưu giữ tất cả các biên lai, hồ sơ và biểu mẫu cần thiết một cách có tổ chức và dễ truy cập.

Thuế suất và các khoản khấu trừ

Đối với cá nhân cư trú chịu thuế, áp dụng thuế suất lũy tiến (Điều 22 Luật Thuế Thu nhập Cá nhân, Điều 14.2 Nghị định 65/2013/NĐ-CP):

Các khoản khấu trừ được áp dụng (Điều 19 Luật Thuế Thu nhập Cá nhân; Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14; Điều 15 Thông tư 92/2015/TT-BTC):

• Khấu trừ cá nhân: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
• Khấu trừ người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/người phụ thuộc/tháng.
• Các khoản đóng bảo hiểm: Được trích từ lương của người lao động.
• Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo và giáo dục: Được phép khấu trừ.

Cá nhân không cư trú không được hưởng các khoản giảm trừ gia cảnh.

Hỗ trợ chuyên môn và nguồn lực

Đối với các tình huống thuế phức tạp, hãy xem xét việc tìm kiếm sự trợ giúp từ chuyên gia:

• Tư vấn viên về thuế được công nhận: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về việc tuân thủ quy định về thuế và tối ưu hóa thuế
• Các công ty kế toán quốc tế: Hỗ trợ giải quyết các vấn đề thuế xuyên biên giới
• Dịch vụ tư vấn pháp lý: Hướng dẫn chuyên môn về luật thuế và giúp giải quyết các thách thức pháp lý

Việc tham khảo ý kiến các chuyên gia này giúp đảm bảo ra quyết định đúng đắn, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ các quy định pháp luật về thuế.

Hình phạt đối với hành vi không tuân thủ

Cần lưu ý một số hình phạt khi:

• Kê khai muộn: Lãi suất chậm nộp là 0,03% mỗi ngày trên số thuế chưa nộp (Điều 59.2.a Luật Quản lý Thuế).
• Trốn thuế: Tùy thuộc vào mức độ vi phạm, cá nhân hoặc doanh nghiệp trốn thuế có thể bị xử phạt hành chính hoặc chịu trách nhiệm hình sự về hành vi trốn thuế (Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Điều 200 Bộ Luật Hình sự).
• Kê khai sai: Mức phạt từ 500.000 đến 8.000.000 đồng tùy thuộc vào mức độ vi phạm và có thể áp dụng biện pháp khắc phục (Điều 12.2 Thông tư 125/2020/NĐ-CP).

Kết luận

Việc tuân thủ thuế đúng quy định là rất quan trọng đối với người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Mặc dù quy trình có thể có vẻ phức tạp, nhưng việc tuân theo hướng dẫn này và chuẩn bị hồ sơ tài liệu đầy đủ sẽ giúp đảm bảo quá trình kê khai thuế hợp pháp. Khi có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy tham khảo ý kiến các chuyên gia thuế hoặc bộ phận nhân sự của nhà tuyển dụng để được hướng dẫn.

Hãy nhớ: Các quy định thuế có thể thay đổi thường xuyên. Luôn kiểm tra các điều kiện hiện tại với các nguồn thông tin chính thức hoặc chuyên gia thuế.

Công ty Luật Harley Miller “HMLF”

Địa chỉ: Tầng 14, Tòa nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 05, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.

Điện thoại: +84 937215585

Website: hmlf.vn

Email: miller@hmlf.vn