Việt Nam đang trở thành điểm đến phổ biến cho các doanh nghiệp và nhà đầu tư toàn cầu muốn thiết lập sự hiện diện ở Đông Nam Á. Đối với các doanh nghiệp nước ngoài muốn mở rộng phạm vi hoạt động hoặc khám phá cơ hội tại Việt Nam, một lựa chọn là mở Văn phòng đại diện (RO) tại quốc gia này. Văn phòng đại diện cho phép các doanh nghiệp nước ngoài quảng bá thương hiệu, tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường, liên lạc với các đối tác và khách hàng địa phương trong khi có sự hiện diện hợp pháp tại nước này.
Hướng dẫn này cung cấp thông tin tổng quan về các điều kiện và thủ tục liên quan đến việc mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam, bao gồm các tiêu chí đủ điều kiện, thủ tục đăng ký và các yêu cầu tuân thủ.
Cơ sở pháp lý cho việc mở RO tại Việt Nam
– Luật Doanh Nghiệp 2020
– Nghị định 47/2021/ND-CP ban hành ngày 01/04/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật doanh nghiệp
– Luật Thương mại 2005.
Khái niệm văn phòng đại diện công ty nước ngoài/văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam để nghiên cứu thị trường và thực hiện một số hoạt động thương mại khuyến mại được pháp luật Việt Nam cho phép”
Cần lưu ý rằng việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân/công ty nước ngoài khác với việc thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn nước ngoài thành lập tại Việt Nam.
Công ty có vốn nước ngoài thành lập tại Việt Nam khi thành lập Văn phòng đại diện thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tương tự như công ty Việt Nam.
Công ty nước ngoài (thành lập ở nước ngoài) khi đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam phải làm việc tại Sở Công Thương.
RO được phép làm gì?
RO được phép thực hiện các hoạt động sau: Tiến hành nghiên cứu thị trường; Làm văn phòng liên lạc cho công ty mẹ; Thúc đẩy hoạt động của trụ sở chính thông qua các cuộc họp và các hoạt động khác có thể mang lại kết quả kinh doanh trong tương lai.
Văn phòng đại diện dựa vào công ty mẹ và bị cấm tạo ra lợi nhuận cho riêng mình hoặc trực tiếp ký kết hợp đồng. Ngoài ra, họ không được phép xuất hóa đơn.
Các bước cần thực hiện trước và sau khi nhận được giấy phép
– Danh sách kiểm tra để thiết lập RO trước khi xin giấy phép.
+ Nộp hồ sơ xin thành lập RO, có sử dụng con dấu hoặc con dấu của công ty.
+ Cung cấp thư bổ nhiệm của Trưởng RO cùng với giấy tờ tùy thân và con dấu của công ty.
+ Cấp giấy ủy quyền cho nhà tư vấn nộp hồ sơ.
+ Xuất trình Giấy chứng nhận thành lập Công ty và/hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty.
+ Nộp báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty cho năm tài chính gần nhất.
+ Cung cấp Biên bản ghi nhớ (MoU) của việc thuê văn phòng hoặc hợp đồng cho thuê.
+ Cung cấp các tài liệu chứng minh quyền lợi hợp pháp của chủ nhà liên quan đến quyền cho thuê văn phòng.
Để thực hiện các bước từ 1 đến 6, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải có 01 bản sao được công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự từng văn bản và bản dịch sang tiếng Việt của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Hợp đồng cho thuê đã ký cũng được yêu cầu trước khi đăng ký RO tại Việt Nam.
– Danh sách các công việc sau cấp phép để thiết lập RO.
+ Tạo seal cho RO.
+ Xin giấy phép thành lập RO.
+ Nộp hộ chiếu của Trưởng RO nếu là người nước ngoài hoặc hộ chiếu/CMND nếu là người Việt Nam.
+ Đăng ký mã số thuế.
+ Khai báo đăng ký mã số thuế.
+ Cung cấp giấy ủy quyền.
+ Cấp giấy chứng nhận đăng ký con dấu.
+ Đạt được chứng chỉ RO tại Việt Nam.
+ Mở tài khoản ngân hàng cho RO.
+ Có giấy phép thành lập RO, giấy chứng nhận đăng ký con dấu, giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.
+ Chỉ định người có thẩm quyền ký tài khoản ngân hàng thông qua giấy ủy quyền.
+ Công bố thành lập RO của Công ty.
Bước 8 đến 10 yêu cầu các tài liệu đã được công chứng và dịch thuật để hoàn tất quy trình.
Quá trình thành lập RO thường mất khoảng 6-8 tuần, vì vậy, bạn nên tìm kiếm sự trợ giúp từ chuyên gia để xử lý các quy trình pháp lý phức tạp có liên quan. Việc thiết lập RO bao gồm ít thủ tục hành chính hơn so với các giải pháp thay thế khác do không có nguồn thu trong nước và các yêu cầu cấp phép liên quan. Bạn có thể gia hạn thêm thời hạn hiệu lực của giấy phép RO là 5 năm thêm 5 năm nữa nếu cần.
Nghĩa vụ của RO sau khi thành lập
Văn phòng đại diện (RO) có thể thuê cả nhân viên trong nước và người nước ngoài mà không có giới hạn miễn là họ cung cấp tài liệu phù hợp. Tất cả nhân viên người nước ngoài, kể cả trưởng đại diện, đều phải có giấy phép lao động. RO có thể tuyển dụng nhân viên trực tiếp hoặc thông qua các cơ quan tuyển dụng. Mặc dù thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) của Việt Nam không áp dụng cho RO nhưng RO vẫn cần kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động theo đúng trách nhiệm của mình. Để tính số thuế phải nộp, RO cần phải trải qua cuộc kiểm toán thuế để kiểm tra tất cả các khoản thu và chi trong kỳ tính thuế.
Ngoài việc kê khai thuế TNCN, RO phải nộp báo cáo thường niên cho Sở Công Thương trước ngày 30/01 hàng năm. Báo cáo này phải tuân theo Thông tư số 11/2016/TT-BCT và bao gồm nhiều chi tiết khác nhau như danh sách nhân viên làm việc cho RO, mọi thay đổi về nhân sự trong năm báo cáo cũng như các hoạt động khuyến mại và sự kiện tiếp thị do RO thực hiện trong năm báo cáo. năm. Việc không nộp báo cáo thường niên đúng hạn có thể bị phạt lên tới 40 triệu đồng (1.700 USD) và cũng có thể gây khó khăn cho RO khi gia hạn giấy phép hoặc nâng cấp hoạt động lên thành cơ sở thường trú.
Một số lưu ý khi vận hành RO tại Việt Nam
– Khi điều hành văn phòng đại diện, điều quan trọng là tránh thực hiện bất kỳ hoạt động sinh lợi trực tiếp nào tại Việt Nam.
– Người đứng đầu văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã ký kết của thương nhân nước ngoài nếu không có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc các trường hợp pháp lý khác
– Thương nhân đại diện nghiêm cấm việc khuyến mại hoặc thuê thương nhân khác thực hiện khuyến mại tại Việt Nam.
– Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động quảng cáo thương mại trực tiếp.
– Thương nhân được đại diện không được trực tiếp trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ của mình trừ khi được giới thiệu, giới thiệu lần đầu tại trụ sở văn phòng đại diện.
– Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan như Luật phòng, chống rửa tiền, Luật thuế, Luật thương mại áp dụng cho hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Phần kết luận
Tóm lại, việc mở văn phòng đại diện tại Việt Nam có thể là một bước đi chiến lược cho các doanh nghiệp nước ngoài có kế hoạch mở rộng hoạt động. Mặc dù quy trình này có thể yêu cầu một số thủ tục hành chính nhưng việc tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp có thể giúp giải quyết sự phức tạp của các yêu cầu pháp lý liên quan. Bằng cách tuân theo các hướng dẫn được nêu trong tài liệu này, các doanh nghiệp có thể thiết lập sự hiện diện của mình và tận dụng các cơ hội do một trong những nền kinh tế phát triển nhanh nhất trong khu vực mang lại. Khi môi trường kinh doanh của Việt Nam tiếp tục phát triển, việc thành lập văn phòng đại diện có thể giúp các doanh nghiệp vượt lên trên đối thủ và đạt được thành công lâu dài tại thị trường đang phát triển mạnh này.
Đội ngũ chuyên gia và nhân viên của Harley Miller luôn phấn đấu cung cấp các giải pháp tối ưu để mang lại sự hài lòng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ pháp lý.
Công ty luật TNHH Harley Miller “HMLF”
Trụ sở: 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 05, Quận 3, TP Hồ Chí Minh.
Số điện thoại: 0937215585
Website: hmlf.vn Email: miller@hmlf.vn
